Heute Blogging on Demand - ich wurde von rebekka_m folgendes gefragt: "kannst du mir [oder im Blog] mal erzählen, wie du dich auf der Arbeit organisierst? Mich würde wirklich brennen interessieren, wie genau du dir Aufgaben notierst oder sie "verwaltest", oder ob du alles im Kopf hast, oder auf Zetteln, oder..."

Also - mein System ist nicht besonders ausgeklügelt, aber es hat sich über die Jahre herauskristallisiert und funktioniert für mich sehr gut und - das ist fast noch wichtiger - einfach. Es besteht aus zwei Teilen - einem riesigen, dicken Papierkalender und dem Online-Kalender (bzw. Task-System).

Im Online-Kalender stehen alle wiederkehrenden Tätigkeiten. Also z.B. Vorbereitung auf Jahresendgespräche, monatliche Überprüfung von irgendwas, wöchentlich zu versendende Informationen. Außerdem Termine mit anderen Personen - dazu später noch etwas.

Der riesige, dicke Papierkalender (im Büro "Bibel" genannt) ist dieser hier oder ein ähnliches Modell. Darin stehen alle einmalig auszuführenden Tätigkeiten. Die meisten davon haben keinen festen Termin, ich verteile sie also nach Gutdünken auf die Tage. Manche Sachen sind (oder werden) dringlich, die markiere ich in irgendeiner Farbe und erledige sie dann am entsprechenden Tag (wenn möglich) als erstes.

Das Gute an der Bibel ist folgendes: sie ist groß und stabil genug, dass ich Zettel reinkleben/reintackern kann. Ich laufe sehr oft im Büro herum und bekomme unterwegs Fragen zugerufen, es ergeben sich aus meinen Beobachungen/Gesprächen Aufgaben oder der Oberechef sieht mich und hat Ideen. Dann gehe ich ins nächstgelegene Büro und mache mir dort eine Notiz. Weil ich es für Zeitverschwendung halte, diese nochmal in irgendeiner Form abzuschreiben, tackere ich die Notiz dann in die Bibel.

Im Kopf merken kann ich mir überhaupt nichts, das versuche ich gar nicht erst. Es kann durchaus vorkommen, dass ich von einem Gang durchs Büro mit 30 Dingen zurückkehre, die geregelt werden müssen, und dann wartet schon wer vor meiner Tür und das Telefon klingelt. Ich schreibe deshalb restlos alles auf, bzw. manchmal bitte ich Leute auch, mir ihr Anliegen kurz zu mailen.

Mit Mails gehe ich so um: wenn die darin enthaltene Aufgabe wirklich sehr kurz ist (nur abspeichern, nur Ja / Nein antworten), mache ich das sofort beim Lesen. Ist sie länger, mache ich eine Notiz in die Bibel.

Jetzt zurück zu den Terminen mit Personen - mit diesem System bin ich noch nicht ganz zufrieden. Zum einen ist es logisch, dass sie im Online-System auflaufen, da in den allermeisten Fällen ja E-Mail-Einladungen verschickt werden, die sich dann automatisch in den Kalender setzen. Und selbst, wenn ich einen Termin nur mündlich ausmache, muss ich ja einen Raum reservieren und der "Raum" läd mich dann sozusagen ein, also auch hier wieder eine E-Mail-Einladung. Andererseits müssen diese Termine auch in die Bibel, denn wenn ich nicht weiß, wie viel Zeit für Meetings draufgeht, kann ich die übrigen Aufgaben nicht sinnvoll verteilen. Das sind also doppelte Einträge und das stört mich ganz generell. Ich weiß aber nicht, wie ich das sonst lösen soll - außer, alle Aufgaben online zu verwalten, aber dann müsste ich täglich zig Zettel abtippen, dazu habe ich natürlich auch keine Lust.