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    Samstag, 10. Oktober 2015
    Blogging November - 1437

    Heute Blogging on Demand - ich wurde von rebekka_m folgendes gefragt: "kannst du mir [oder im Blog] mal erzählen, wie du dich auf der Arbeit organisierst? Mich würde wirklich brennen interessieren, wie genau du dir Aufgaben notierst oder sie "verwaltest", oder ob du alles im Kopf hast, oder auf Zetteln, oder..."

    Also - mein System ist nicht besonders ausgeklügelt, aber es hat sich über die Jahre herauskristallisiert und funktioniert für mich sehr gut und - das ist fast noch wichtiger - einfach. Es besteht aus zwei Teilen - einem riesigen, dicken Papierkalender und dem Online-Kalender (bzw. Task-System).

    Im Online-Kalender stehen alle wiederkehrenden Tätigkeiten. Also z.B. Vorbereitung auf Jahresendgespräche, monatliche Überprüfung von irgendwas, wöchentlich zu versendende Informationen. Außerdem Termine mit anderen Personen - dazu später noch etwas.

    Der riesige, dicke Papierkalender (im Büro "Bibel" genannt) ist dieser hier oder ein ähnliches Modell. Darin stehen alle einmalig auszuführenden Tätigkeiten. Die meisten davon haben keinen festen Termin, ich verteile sie also nach Gutdünken auf die Tage. Manche Sachen sind (oder werden) dringlich, die markiere ich in irgendeiner Farbe und erledige sie dann am entsprechenden Tag (wenn möglich) als erstes.

    Das Gute an der Bibel ist folgendes: sie ist groß und stabil genug, dass ich Zettel reinkleben/reintackern kann. Ich laufe sehr oft im Büro herum und bekomme unterwegs Fragen zugerufen, es ergeben sich aus meinen Beobachungen/Gesprächen Aufgaben oder der Oberechef sieht mich und hat Ideen. Dann gehe ich ins nächstgelegene Büro und mache mir dort eine Notiz. Weil ich es für Zeitverschwendung halte, diese nochmal in irgendeiner Form abzuschreiben, tackere ich die Notiz dann in die Bibel.

    Im Kopf merken kann ich mir überhaupt nichts, das versuche ich gar nicht erst. Es kann durchaus vorkommen, dass ich von einem Gang durchs Büro mit 30 Dingen zurückkehre, die geregelt werden müssen, und dann wartet schon wer vor meiner Tür und das Telefon klingelt. Ich schreibe deshalb restlos alles auf, bzw. manchmal bitte ich Leute auch, mir ihr Anliegen kurz zu mailen.

    Mit Mails gehe ich so um: wenn die darin enthaltene Aufgabe wirklich sehr kurz ist (nur abspeichern, nur Ja / Nein antworten), mache ich das sofort beim Lesen. Ist sie länger, mache ich eine Notiz in die Bibel.

    Jetzt zurück zu den Terminen mit Personen - mit diesem System bin ich noch nicht ganz zufrieden. Zum einen ist es logisch, dass sie im Online-System auflaufen, da in den allermeisten Fällen ja E-Mail-Einladungen verschickt werden, die sich dann automatisch in den Kalender setzen. Und selbst, wenn ich einen Termin nur mündlich ausmache, muss ich ja einen Raum reservieren und der "Raum" läd mich dann sozusagen ein, also auch hier wieder eine E-Mail-Einladung. Andererseits müssen diese Termine auch in die Bibel, denn wenn ich nicht weiß, wie viel Zeit für Meetings draufgeht, kann ich die übrigen Aufgaben nicht sinnvoll verteilen. Das sind also doppelte Einträge und das stört mich ganz generell. Ich weiß aber nicht, wie ich das sonst lösen soll - außer, alle Aufgaben online zu verwalten, aber dann müsste ich täglich zig Zettel abtippen, dazu habe ich natürlich auch keine Lust.

     
    Danke!
    Wenn ich noch einmal nachfassen darf: Wie handhabst du das mit Aufgaben, die mehrere Tage/Wochen dauern? Hast du dafür noch eine Liste, oder bist du so strukturiert, dass du die in kleine Einzelaufgaben an mehreren Tagen runtergebrochen in der Bibel gelistet hast?
     
    Die Aufgaben, die länger dauern, haben ja in irgendeiner Form einen Projektordner (virtuell oder anfassbar). In der Bibel steht, wann der nächste Schritt zu veranlassen/kontrollieren ist - wenn es eine harte Deadline ist mit farbiger Markierung - und dann nehme ich mir den Ordner, tue, was zu tun ist, und setze dann den Eintrag für den nächsten Schritt in die Bibel.

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    Die Bibel und ihre Verwendung finde ich interessant. Sie bleibt im Büro?
     
    Keine Unterlagen verlassen das Büro.
     
    Und direkt alles digital on-the-go eintippen? Ich benutze z.b. einfach meine notepad app fuer to-dos, die hat man ja auf dem handy auch immer dabei. Muss man halt sein Handy immer rumtragen, aber ich mache das eh immer. Wobei mein persoenliches Job System nicht so ausgekluegelt ist - wir haben auch noch ein internes Task-tool im buero, wenn jemand was von meiner abteilung haben will muessen die ein ticket erstellen, und die arbeiten wir dann ab.
     
    ganz genau so hat das bei mir auch funktioniert, allerdings mit pultkalender statt buch, aber die angetackerten zettelchen: ach ja, super dinger waren das.

    jobbedingt gab es allerdings aufgaben, die sich über mehrere monate, fallweise sogar jahre zogen. teils, weil erst untersuchungen gemacht werden mussten in irgendeinem land der welt, und die ergebnisse erst nach längerer zeit vorhanden waren, teils, weil die behörde es so vorgab, teils, weil unterlagen erst zusammengestellt und ausgewertet werden mussten.

    dafür gab es zwei dicke pultordner, einer hiess EVI und der andere EVERL, kurz für "in evidenz" und "evidenz, erledigt". in ersteren kam die kopie eines schreibens oder eine handschriftliche notiz mit den wesentlichen stichpunkten, die unterlagen (das war manchmal eine palette voller ordner, papierdokumentation war lange zeit pflicht) waren im hochregallager irgendwo in der stadt. der inhalt von EVI wurde regelmässig durchpflügt und bei bedarf umgereiht, notizen wurden handschriftlich eingefügt. war etwas erledigt kam rot geschrieben quer über die seite "erledigt am ... von frau kelef" drüber und der zettel wanderte nach EVERL. so konnte man nix vergessen, fragen nach längeren projekten und deren jeweiligem stand waren jederzeit sofort zu beantworten, ebenso auch fragen nach wann denn was warum wie lange gedauert habe und wann es dann endlich fristgerecht oder auch nicht abgeschlossen worden sei. mein hartnäckigster EVI-fall zog sich übrigens über mehr als sechs jahre, mit vielerlei änderungen und zusätzlichen unterlagen, da hätte ich mit einem anderen system wohl alt ausgesehen.
     
    @feathers ich habe sowas eine Zeit lang versucht, aber es hat sich nicht bewährt. Oft habe ich das Handy dann doch nicht dabei, weil ich auf dem Weg irgendwohin war wo ich es nicht brauchte. Oder ich bekomme von anderen Zettel, die müsste ich dann abtippen. Zusätzlich ist der Empfang im Büro ziemlich schlecht, synchronisieren ist eher nichts, das gut klappt.

    @kelef Sie haben das schonmal angesprochen, damals war ich auch schon sehr ehrfürchtig. Unterlagen ordnungsgemäß verwalten ist nicht so sehr meine Passion. Umso dankbarer bin ich für ein digitales Erfassungssystem, in dem man nach Schlagworten suchen kann...

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    Wie überaus interessant! Es gibt sie also noch, die Menschen, die PostIts in Filofaxe (aka "Bibeln"?) kleben oder sogar tackern.
    Ich habe mich nach dreißig Berufsjahren vor zwei Jahren von dieser Welt aus Papier verabschiedet und organisiere mein Leben ausschließlich digital.

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