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    Samstag, 10. Juni 2017
    Blogging on Demand - Papier

    Frau Kaltmamsell wollte gern wissen, wie ich mit meinen privaten Papieren umgehe.

    Ich habe natürlich säuberlich beschriftete Ordner für Dinge wie "Versicherung", "Geld", "Wohung" etc. im Schrank. Nur benutze ich die seit ungefähr 10 Jahren nicht mehr.

    Aber zurück zum Ausgangspunkt - wie kommt Papier in die Wohnung. Da gibt es den Fall "Briefkasten" und den Fall "man schleppt es ein". Briefkasten ist einfach. Ich sortiere sofort unten am Haus. Was ich nicht brauche (98%) werfe ich sofort in den Müll, den Rest stecke ich in meine Tasche und befasse mich damit, wenn ich das nächste Mal in einer Telefonwarteschleife hänge (kein Scherz). Meist sind es ja Rechnungen, die nur rasch überwiesen werden müssen. Oder es sind Dinge, die aufbewahrt werden müssen.

    Für Dinge, die aufbewahrt werden müssen, habe ich eine Kiste/Karton/Mappe - was sich gerade am Jahresanfang gefunden hat. Ende letzten Jahres bekam ich mal was aus dem Büro in so einem Ding nach Hause geliefert und habe diese Verpackung weiterverwendet - ich muss sagen, das ist das optimale Aufbewahrungsdings, denn es ist größer als A4, man kann also alles einfach hineinwerfen. Außen drauf schreibe ich die Jahreszahl. Da werfe ich dann wirklich alles hinein (auch kein Scherz). Die Kiste des aktuellen Jahres steht im Büro, denn dort verbringe ich sagenhaft viel Zeit in Telefonwarteschleifen.

    Wenn dann im nächsten Jahr die Steuererklärung fällig ist, schaue ich einmal alles durch. Ich suche das, was für die Steuer wichtig ist, heraus und nehme außerdem die Sachen raus, die ansonsten irgendwie mal von größerer Bedeutung sein könnten (Sozialversicherungsmeldung zum Beispiel, Kaufrechnung vom Auto, Zeugnisse und so). Alles andere bleibt drin, der Karton wird 5 Jahre aufbewahrt und wird dann vernichtet.

    Die wichtigen Sachen packe ich in einen Briefumschlag und schreibe die Jahreszahl und "wichtig" darauf. Meine Illusion ist immer, das sich diese Sachen eines Tages in die Ordner im Schrank hefte. Kam aber in den letzten 8 Jahren nicht vor, ich habe also 8 A4-Briefumschläge mit "wichtig" zu Hause im Schrank liegen, auf den beschrifteten Ordnern. Damit kann ich auch gut leben.

    Ganz ehrlich habe ich in den letzten Jahren so gut wie nie - ich würde behaupten, seltener als 1x pro Jahr - irgendwas aus einer 5-Jahres-Kisten oder aus den "Wichtig"-Umschlägen noch benötigt. Das bestärkt mich in meiner Ansicht, dass das geordnete Abheften absolute Zeitverschwendung wäre. Die Kiste von einem Jahr durchzuschauen dauert maximal 15 Minuten. Jedes Papier genau anzuschauen und in den richtigen Ordner zu heften dauert über das Jahr - fragen Sie mich nicht, ich weiß es nicht, aber ich vermute sehr, länger als 15 Minuten.

    Ich nenne dieses Verfahren übrigens "chronologische Ablage".




    Nachtrag zur Papiernesterfrage: auf dem Küchentisch sammelt sich ab und an ein kleiner Stapel, den ich gerade in Gebrauch habe - der aktuelle Gesangsstundensongtext, ein Zeitungsartikel, den ich noch lesen will, eine Karte, die ich noch schreiben will. So etwas. Und auf dem Küchenblock ist manchmal ein kleines Nest von Herrn N. Andere aktuelle Dinge wie Konzertkarten, der Schulspeiseplan und so weiter hängen am Kühlschrank.

     
    Ich WUSSTE, dass sie eine erheblich klügere Lösung haben würden als meine Stapel, die ich alle 8 Monate in Ordner sortiere.
     
    Ich weiß nicht, ob es klüger ist, vielleicht kommt es auch auf die Papiermengen an und muss sich über die Zeit noch beweisen. Es ist zum Beispiel gut möglich, dass die Angelegenheit mit den "Wichtig"-Umschlägen irgendwann einer Überarbeitung bedarf. Ein Vorteil ist aber auch, dass man dieses Ablagesystem familienintern sehr gut vermitteln kann und es nie Unstimmigkeiten gibt, ob z.B. die Handwerkerrechnung jetzt bei "Rechnungen", bei "Wohnung" oder bei "Steuer" einsortiert ist.

    Am Schönste fände ich es eigentlich, wenn alles digital vorläge, als z.B. am Jahresende die Kiste komplett einscannen (durchsuchbar) und dann entsorgen. Dafür kenne ich aber kein unaufwändiges Verfahren.
     
    Worin liegt der Aufwand? Scanner mit OCR-Lösungen gibt es, zur Not können Sie alles in eine PDF-Datei speichern. Die Maschine sollte beidseitig scannen können, sonst wird es wirklich mühsam.

    Mein Lieblingsscanner belegt den sowieso schlecht nutzbaren Platz hinter dem Notebook, ist aufgeklappt nicht größer als ein Blatt Papier und bekommt Strom über USB. Scannt aber nur 20 Seiten pro Minute, ich weiß nicht, ob Ihnen das reicht :-)
     
    Ich lese hier ja schon recht lange und begeistert mit, habe aber bisher nie kommentiert. Aber für dieses Thema habe ich mich jetzt extra registriert ;-)

    Standen vor dem selben Problem (bestehende ungenutzte Ordner und diverse Kartons mit gesammelten Werken) und unsere Lösung wird wohl nun eine fileee Box.
    Vielleicht wäre das auch was für Sie!
    Alle Dokumente lassen sich mithilfe des Handys einscannen, werden dann chronologisch in eine vorgesehene Box abgelegt und können aber dann digital durchsucht werden, wenn man doch mal etwas braucht. Die App sagt einem auch, an welcher Stelle in der Box sich das Original Dokument befindet.
    Einige nette Funktionen hat es noch zusätzlich.
     
    @ilnonno und @jules2611 ja, die technischen Möglichkeiten gibt es wohl, gerade das mit der Box, die Jules beschreibt, klingt auch sehr hübsch.

    Aber es scheitert am Einscannen. Das müsste ich ja entweder sofort tun (illusorisch!) oder aber am Jahresende und da hat es keinen unmittelbaren Wert, also würde ich es vermutlich einfach nicht tun...

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    ideales Ablagesystem
    Hallo liebe Frau N, endlich und mir fällt dabei ein großer Stein vom Herzen, hat jemand für mich die ideale Ablage erfunden. Ich quäle mich seit Jahren mit der Suche nach dem idealen System und Sie erfinden es einfach, indem Sie Kartons mit Jahreszahlen beschriften. Eine echte Marktlücke, Sie solltes es sich patentieren lassen. Ich jedenfalls werde es in Zukunft genauso machen. Herzlichen Dank für Ihren Tipp. Nun hat die unendliche Suche endlich ein Ende gefunden.

    liebe Grüsse
    Brigitte die Weserkrabbe
     
    Ja, finde ich auch. Mit dem Plan, das auch im Büro so zu Handhaben, bin ich aber - gelinde gesagt - gescheitert ;-)
     
    ich glaube, da haben Sie Glück gehabt (ich meine, dass Sie da jemand gehindert hat)
     
    Ich glaube auch, allein wegen der Menge - da ließe sich ein Jahr nicht in 15-20 Minuten durchschauen. Das papierlose Büro ist noch ein Traum.

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