Wenn man etwas ändern will, muss man erstmal herausfinden, was es genau ist. Das mache ich nun, und zwar logge ich meine Arbeitszeit mit um zu schauen, welche Bereiche, die mich Zeit kosten, auch wer anders machen könnte.

Heute sah es so aus (das Zeiterfassungssystem misst in Viertelstundenschritten):

15 min Softwareupdate (hier Augenrollen vorstellen. Sehr nervig aber wohl unabänderlich)

15 min Mails sichten, 176 waren es heute, und Tag planen (kann mir niemand abnehmen)

30 min Personalgespräch (kann mir niemand abnehmen)

15 min Rücklauf einer Aufgabe anschauen und mit beauftragter Person besprechen, was ich noch anders haben möchte (kann mir niemand abnehmen)

1 h diverse E-Mails beantworten, Telefonanrufe machen, Fragen beantworten, Gesprächsprotokolle/Memos/anderes Zeugs lesen und ein paar Notizen machen (kann mir niemand abnehmen)

15 min Leute für Schulungen einteilen (kann wer anders machen, nicht spontan aber nach ordentlicher Übergabe generell schon)

15 min Champagner und Wein bestellen (kann natürlich wer anders machen aber es war entspannend und ich bestelle höchst gern Champagner...)

30 min Bürorundgang mit verschiedenen Gesprächen (kann mir niemand abnehmen)

1 h Urlaubsplan 2018 auf 2019 umstellen, also Resturlaub prüfen, Übersichten erstellen etc. etc. (kann langfristig wer anders übernehmen, kommt allerdings auch nur einmal im Jahr vor, also nicht wirklich dramatisch)

1 h 15 min Neuen Mitarbeiter in alle Systeme einpflegen, seine Unterlagen durchsehen, alle Listen ergänzen, alle Zugriffe überprüfen, x Mails/Anrufe/Absprachen dazu an x Personen. (Hm hm. Vermutlich höchst sinnvoll, für diese Sache wen anders zu suchen, allerdings: ich hab die ganzen Abläufe selbst erfunden, das ist mein Baby, als ich kam war es eher so "oh, wir haben heute wen Neues? Weiß irgendwer davon? Ja wo könnte der denn mal sitzen und was soll der genau tun?" Von der Situation ausgehend hab ich ein super "Onboarding" entwickelt und seitdem schon sehr oft von Mitarbeitern gehört, dass sie noch nie irgendwo so strukturiert empfangen und eingearbeitet wurden. Aber: Dinge verändern sich halt und jetzt mache ich andere Sachen, alles geht nicht. Ich sollte jemanden suchen.)

15 min Treffen mit dem Nachfolger des OC und ein paar Absprachen (kann mir keiner abnehmen)

15 min Treffen mit der Technikerin und Besprechung diverser Probleme (kann mir keiner abnehmen)

30 min mit einem Mitarbeiter seine Zeiterfassung durchgehen und prüfen, wegen weil (kann mir keiner abnehmen aber sollte generell gar nicht vorkommen)

15 min Flug für einen Trainer aus einem anderen Büro buchen (kann er in Zukunft genauso gut selbst machen)

30 min Rechnungen durchsehen und freigeben (kann mir - derzeit - keiner abnehmen)

30 min Personalgespräch (kann mir keiner abnehmen)

30 min Telefonkonferenz zu Steuer- und Brexit-Themen, Ergebnisse zusammenfassen, Maßnahmen empfehlen und an Nachfolger des OC schicken (kann mir keiner abnehmen)

15 min grobe Notizen für nächsten Arbeitstag machen und Unterlagen geordnet wegräumen (kann mir keiner abnehmen)


Also - nur ein Tag und schon so viel Potenzial! Ich werde das weiter beobachten.