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    Donnerstag, 10. Januar 2019

    Wenn man etwas ändern will, muss man erstmal herausfinden, was es genau ist. Das mache ich nun, und zwar logge ich meine Arbeitszeit mit um zu schauen, welche Bereiche, die mich Zeit kosten, auch wer anders machen könnte.

    Heute sah es so aus (das Zeiterfassungssystem misst in Viertelstundenschritten):

    15 min Softwareupdate (hier Augenrollen vorstellen. Sehr nervig aber wohl unabänderlich)

    15 min Mails sichten, 176 waren es heute, und Tag planen (kann mir niemand abnehmen)

    30 min Personalgespräch (kann mir niemand abnehmen)

    15 min Rücklauf einer Aufgabe anschauen und mit beauftragter Person besprechen, was ich noch anders haben möchte (kann mir niemand abnehmen)

    1 h diverse E-Mails beantworten, Telefonanrufe machen, Fragen beantworten, Gesprächsprotokolle/Memos/anderes Zeugs lesen und ein paar Notizen machen (kann mir niemand abnehmen)

    15 min Leute für Schulungen einteilen (kann wer anders machen, nicht spontan aber nach ordentlicher Übergabe generell schon)

    15 min Champagner und Wein bestellen (kann natürlich wer anders machen aber es war entspannend und ich bestelle höchst gern Champagner...)

    30 min Bürorundgang mit verschiedenen Gesprächen (kann mir niemand abnehmen)

    1 h Urlaubsplan 2018 auf 2019 umstellen, also Resturlaub prüfen, Übersichten erstellen etc. etc. (kann langfristig wer anders übernehmen, kommt allerdings auch nur einmal im Jahr vor, also nicht wirklich dramatisch)

    1 h 15 min Neuen Mitarbeiter in alle Systeme einpflegen, seine Unterlagen durchsehen, alle Listen ergänzen, alle Zugriffe überprüfen, x Mails/Anrufe/Absprachen dazu an x Personen. (Hm hm. Vermutlich höchst sinnvoll, für diese Sache wen anders zu suchen, allerdings: ich hab die ganzen Abläufe selbst erfunden, das ist mein Baby, als ich kam war es eher so "oh, wir haben heute wen Neues? Weiß irgendwer davon? Ja wo könnte der denn mal sitzen und was soll der genau tun?" Von der Situation ausgehend hab ich ein super "Onboarding" entwickelt und seitdem schon sehr oft von Mitarbeitern gehört, dass sie noch nie irgendwo so strukturiert empfangen und eingearbeitet wurden. Aber: Dinge verändern sich halt und jetzt mache ich andere Sachen, alles geht nicht. Ich sollte jemanden suchen.)

    15 min Treffen mit dem Nachfolger des OC und ein paar Absprachen (kann mir keiner abnehmen)

    15 min Treffen mit der Technikerin und Besprechung diverser Probleme (kann mir keiner abnehmen)

    30 min mit einem Mitarbeiter seine Zeiterfassung durchgehen und prüfen, wegen weil (kann mir keiner abnehmen aber sollte generell gar nicht vorkommen)

    15 min Flug für einen Trainer aus einem anderen Büro buchen (kann er in Zukunft genauso gut selbst machen)

    30 min Rechnungen durchsehen und freigeben (kann mir - derzeit - keiner abnehmen)

    30 min Personalgespräch (kann mir keiner abnehmen)

    30 min Telefonkonferenz zu Steuer- und Brexit-Themen, Ergebnisse zusammenfassen, Maßnahmen empfehlen und an Nachfolger des OC schicken (kann mir keiner abnehmen)

    15 min grobe Notizen für nächsten Arbeitstag machen und Unterlagen geordnet wegräumen (kann mir keiner abnehmen)


    Also - nur ein Tag und schon so viel Potenzial! Ich werde das weiter beobachten.

     
    Wie schaffen Sie es, in 15 Minuten 176 Mails zu sichten? Das sind 5 Sekunden pro Mail - Ich hätte gerne bitte eine Kopie dieses Systems, ich mache irgendwas falsch.
     
    Die Thread-Ansicht ist das Geheimnis. Ich werde häufig auf Mails kopiert, die mich gar nicht interessieren, wenn sich z.B. wer absichern will oder wer petzen will oder wer will dass sich in einer Sache endlich was bewegt. Machen muss ich da aber nichts. Wenn ich also eine Mail gelesen habe und einen solchen Fall feststelle, verschiebe ich den ganzen Thread je nach Sachlage in den Müll oder in den Ordner 2019. Dann bin ich durchaus schonmal 20-30 Nachrichten auf einmal los. Und oft verausgaben sich die Leute (wegen Zeitverschiebung während bei mir Nacht ist) auch in unzähligen Hin- und Hernachrichten aber mich interessiert ja nur das Ergebnis, nicht deren Denkprozess, also lese ich dann nur die neueste Mail und den Rest schau ich mir nicht an.

    Ich hab nicht genau gezählt, aber in den 176 Mails waren bestimmt nicht mehr als 20, die ich nicht einfach irgendwie verschoben/gelöscht habe.

    Eine Zeit lang habe ich auch mal alle Mails, die nicht direkt an mich gingen (also bei denen ich nur cc oder, noch schlimmer, bcc war) sofort wegsortiert. Das war wunderschön. Aber hat dann leider doch nicht funktioniert, über ein paar Sachen mehr als was direkt nur an mich geht, muss ich schon Bescheid wissen. Sehr schade!
     
    Stellen Sie sich vor, ich würde wirklich täglich 176 Mails kriegen die mich was angehen. Dann hätte ich wirklcih ein Problem, ich bin ja nicht Superwoman!
     
    Ah, okay, so erklärt sich das. Ich sehe einen Thread automatisch immer nur als "eine Mail", weshalb ich bei einem täglichen Maileingang von 176 spontan Panikattacken bekäme. - Und nein, ich möchte mir das gar nicht vorstellen - auch nicht für Sie :-)

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    Nachfolger OC
    Ja wie jetzt? Hab ich nicht aufgepasst oder sind das ganz neue Entwicklungen?

    Gruß,
    kaktus, ein wenig OC-Fan
     
    Mir war das auch neu und ich las es mit Bedauern.
     
    Geht mir genauso, dabei verfolge ich Twitter und Blog und war gerade etwas geschockt - nie wieder OC Geschichten??
    Was ist mit ihm passiert, weiß man da schon genaues?
     
    Sie müssen verstehen, dass Sie hier ein Blog lesen, keine Chronik ;-)

    Jules, Sie haben nicht aufgepasst.

    Der Oberchef hat seinen wohlverdienten Ruhestand angetreten - im dritten Anlauf nun vermutlich wirklich (auch, wenn ich ihn bisher an jedem Arbeitstag gesprochen habe).
     
    Ach. Und och :-(
    Sehr schade, aber immerhin können Sie jetzt all die erlernten Techniken aus den Gesprächen mit dem OC an dem Nachfolger austesten... glaube nicht, dass er dafür gewappnet ist;-)

    Vielen Dank für das Update! (Und tatsächlich, am 20.12. war ich im vorweihnachtlichen Arbeitswahnsinn... da ist es mir wohl durchgerutscht)

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